Atualmente vivemos na pressão do dia a dia correndo o tempo todo e fazendo de tudo para a máquina gerar mais e melhor, não é mesmo?

Assim desenvolvemos alguns hábitos que, por vezes, não são tão saudáveis quanto achamos. Mas como vamos proceder corretamente se estamos o tempo todo reagindo e não sendo pró-ativos?

Quando pensamos em ajustar a nossa rotina precisamos ter algumas coisas em mente…

 

1. Planeje-se e planeje seus projetos

Quando você não sabe o que quer fazer, você perde muito tempo “correndo atrás da cauda”, isto é, faz as coisas sem pensar direito e, muitas vezes trabalha dobrado. Pare alguns minutos e crie um macro plano de atividades e especifique, na medida do possível, maiores detalhes. Analise se você precisa fazer todas as atividades sozinho ou se a tarefa pode ser parcialmente (ou inteiramente) delegada.

 

2. Delegue quando necessário

A sobrecarga, ao contrário do que muitos acreditam, não é sinônimo de eficiência. Ela pode levar à fadiga (física e emocional), stress, falta de estímulo, irritabilidade e problemas de relacionamentos (profissionais e pessoais). Divida as suas atividades em pedaços menores e busque transferir atividades (delegar) com prazos e certifique-se que pode receber devido apoio.

 

3. Lide com vários e-mails em sequência

Estipule o momento que você irá dar atenção aos seus e-mails e responda o máximo possível em uma sequência contínua, do e-mail mais recente ao mais antigo, classificando-os em categorias ou pastas caso você tenha a necessidade de postergar uma resposta por precisar de informações oriundas de terceiros e que você não possa responder sozinho. O hábito de responder e-mails mais rapidamente possível pode parecer altamente eficaz, porém tira toda a sua atenção no trabalho e torna você uma pessoa reativa.

 

4. Use lembretes visuais

Com o acúmulo de atividades não lembramos de tudo que precisamos fazer, então utilize post-its, anotações na agenda do celular com notificações, enfim, o que você achar importante e funcional para você. Se achar melhor busque folhetos coloridos por prioridade e/ou urgência.

 

5. Acabe com multi tarefas

Apesar de muitas pessoas acharem que conseguem fazer inúmeras atividades simultâneamente, este tipo de comportamento acaba com sua produtividade e faz com que, efetivamente, você seja menos produtivo. A principal razão é que a cada troca de tarefa você acaba precisando se situar novamente e focar no que estava fazendo, gerando, assim, várias distrações desnecessárias.

 

6. Estabeleça um limite de tempo

Organize as suas atividades de acordo com sua agenda para que consiga executar as atividades desejadas quando são mais importantes e quando o tempo é mais oportuno para melhor resolvê-las. Por exemplo, se de manhã, você tem mais tempo livre de interrupções, organize as atividades que precisam de maior concentração para este período. Não esqueça de deixar um tempo ocioso na sua agenda para os imprevistos, caso contrário, a sua programação será interrompida e suas atividades estarão pendentes no próximo dia.

 

7. Faça uma macro programação

Crie uma agenda semanal e mensal com as suas rotinas macros sem entrar muito em detalhes. Anote tudo que você precisa fazer em determinados dias e reserve um espaço na sua agenda para isso. No final de cada dia, antes de sair, repasse sua agenda do dia seguinte e organize os horários e atividades em detalhes. Quando você chegar ao trabalho, você já terá uma visão clara e real do que precisa ser feito.

 

Espero que você possa aproveitar estas dicas e aumentar a sua eficiência.

 

Um forte abraço!

Ricardo