7 perguntas matadoras para alavancar resultados

Você sabe quais são as 7 perguntas matadoras para alavancar seus resultados?  Nos dias atuais estamos todos envolvidos com diversas atividades e buscamos resultados cada vez mais rápido e planejados que muitas vezes não paramos para pensar nesta questão.

No nosso último artigo falamos sobre os 4 passos para conhecer suas forças onde analisamos de que forma conseguimos encontrar nossas verdadeiras forças e como buscar melhorar em determinadas áreas de nossas vidas e carreira.

Caso você não tenha lido este artigo, aproveite para ler antes de continuar a leitura aqui, assim você irá tirar um proveito ainda melhor do que está por vir.

Dentro do último artigo comentamos sobre como elaborar um plano de ação de forma simples e que traga uma visão clara do que precisa ser feito.

Esta técnica é muito utilizada no meio empresarial e pode ser usada para conquistar objetivos pessoais também de forma que você consegue, de uma forma simples, adaptar estes passos para qualquer situação que requer planejamento.

O nome desta técnica utiliza a origem das palavras em inglês e é denominada de 5W2H que você pode entender pelos títulos dos tópicos que iremos abordar a seguir:

1. Entendendo o que é 5W2H
2. WHAT – O que será feito? (Objetivo)
3. WHO – Quem fará? (Responsável)
4. WHEN – Quando será feito? (Tempo/Prazo)
5. WHERE – Onde será feito? (Local)
6. WHY – Por que será feito? (Justificativa)
7. HOW – Como será feito? (Método)
8. HOW MUCH – Quanto custará cada ação? (Investimento)
9. Concluindo

1. Entendendo o que é 5W2H

Quando queremos resolver problemas ou criar uma sequência de atividades que queremos trabalhar usamos uma técnica da área administrativa conhecida como 5W2H.

Desta forma aumentamos a qualidade do nosso planejamento entendendo exatamente o que queremos fazer e conseguimos maximizar resultados e tomar decisões de maneira fundamentada e mais segura.

Ainda, através do 5W2H conseguimos melhorar a comunicação e evitar eventuais falhas de comunicação e entendimento dentro de grupos.

Se você estiver usando esta técnica somente para você e não para a empresa, certamente você estará aumentando o seu domínio sobre as ações a serem tomadas e saberá de que forma proceder para conquistar seus objetivos.

Existem diversas formas de você representar estas informações, sendo uma das maneiras mais comuns, através de tabelas que permitem organizar a informação ao ponto. Você também pode optar por responder perguntas sequenciais ou, ainda, utilizar alguma ferramenta para organizar as informações da forma que fica melhor para você.

Algumas ferramentas que você pode considerar usar são Microsoft Excel, Microsoft Project (que ainda permite você gerar gráficos de cada etapa, dentre outras inúmeras funcionalidades), GanttProject (ferramenta gratuita para desktop), GanttMan para Android, Project Planning Pro no iPhone/iPad e a lista segue. Você pode pesquisar também sobre o uso de Gantt para a gestão de projetos. Certamente vale a pesquisa.

Podemos definir ainda que estes passos podem ser classificados por tipos:

• Estratégico (Motivador): Por que e quanto?
• Gerencial (Visão geral): O que?
• Operacional (Ação): Quem, quando, onde e como?

Pessoalmente eu prefiro deixar as perguntas agrupadas da forma que apresento neste artigo, mas nada impede de você colocar as informações em outra sequência, porém recomendo sempre deixar o objetivo como o primeiro item para não ficar confuso para você entender sobre o que está tratando no seu planejamento.

É importante ressaltar ainda que estes passos a seguir podem ser feitos para várias etapas de um objetivo contendo todas as atividades necessárias para a realização e conclusão da mesma, ok?

Agora que você tem uma noção melhor sobre o que estamos falando, vamos ver juntos cada etapa?

2. WHAT – O que será feito? (Objetivo)

Como todo planejamento você precisa começar com o principal objetivo. Descreva de uma forma breve e clara qual o objetivo a ser atendido.

Uma dica importante: Ao definir seu objetivo seja específico sobre o que você está se referindo. Se o objetivo for muito vago, você não conseguirá planejar corretamente. Ainda, se o objetivo der margem a criar várias tarefas associadas, desmembre em etapas claras e únicas, independentemente de qual a duração desta atividade, seja 1 hora ou 1 dia.

Confira estes exemplos:

Forma não recomendada: Eu quero conseguir um aumento

Forma recomendada: Eu quero conseguir 10% de aumento no meu salário até o final deste ano. (Substitua a palavra ano pelo ano em que deseja o aumento)

Neste exemplo você tem um objetivo claro a ser alcançado, porém ele é muito amplo e você precisa quebrá-lo em tarefas ou outras ações para saber como irá alcançar este objetivo.

Quais são as outras ações que você precisa executar até o final do ano?

• Fazer curso de inglês (ou melhorar o nível atual) e chegar em nível intermediário
• Fazer uma pós-graduação em _________ (escolha a curso desejado)
• Participar de workshop em ____________ (defina área)
• Participar de workshop em liderança
• …. (a lista você define)

Desta forma você já percebe como pode montar o seu objetivo central e dividi-lo em várias sub-tarefas.

Vamos adiante?

3. WHO – Quem fará? (Responsável)

Cada etapa requer que alguém seja responsável por esta tarefa. Você pode atribuir você mesmo, um colega, um fornecedor. Analise cada situação e pense de que forma você pode ter a melhor escolha para cada caso.

Usando o mesmo exemplo anterior nós teremos algumas opções:

Perceba que a nossa primeira tarefa foi divida em duas porque representam condições diferentes.

Seguimos agora para os prazos e tempos para execução.

4. WHEN – Quando será feito? (Tempo/Prazo)

Durante o planejamento defina o cronograma de ação, isto é, quais os prazos para execução de cada tarefa contendo data de início e data de conclusão.

Quando você tem várias atividades a serem realizadas você pode ter algumas começando ao mesmo tempo, outras quando você tiver concluído 50% de uma tarefa anterior que está associada a tarefa atual e assim por diante.

Continuamos com a mesma base do nosso exemplo inicial aumentando uma coluna da tabela para o prazo de realização.

Dependendo do tipo de atividade que você está exercendo, você deverá definir o dia também para que fique mais específico e para que você possa controlar melhor o tempo de execução de uma determinada atividade.

Muitas vezes uma atividade pode ter a duração de algumas horas, dias ou meses. Analise criteriosamente e siga adiante.

5. WHERE – Onde será feito? (Local)

Defina também o local de realização ou conclusão da tarefa. É importante saber o local porque é neste ponto que você saberá aonde está sendo executada a tarefa, principalmente se você precisar de ajuda de alguém externo. Saber controlar as etapas é fundamental para o sucesso do planejamento.

Quando você estabelece o local você aumenta a clareza sobre eventuais necessidades como deslocamento, planejamento de tempo para o curso e vários outros fatores.

6. WHY – Por que será feito? (Justificativa)

Entender qual a real necessidade de conquistar o objetivo ou tarefa é o que irá motivar você a buscar concluir cada etapa que ainda está por vir. Se você não sabe porque está fazendo algo, não faz sentido fazê-lo.

Você pode justificar o seu objetivo, inserir o seu motivador ou mesmo o que você ganha realizando determinada tarefa.

Vamos atualizar nossa tabela?

Aguente firme que estamos chegando ao final…

7. HOW – Como será feito? (Método)

Para alcançar seus objetivos defina de que forma você irá executar as atividades.

Pense em um método, técnicas, passo a passo, recursos necessários (conhecimento, tempo, dinheiro, pessoas, etc.) para que você saiba a forma exata de entrar em ação e fazer a coisa acontecer de verdade.

Sabendo como você vai proceder, você pode complementar as informações sobre o seu método de preferência:

8. HOW MUCH – Quanto custará cada ação? (Investimento)

Muitas vezes precisamos investir para colher os frutos posteriormente. Por este motivo você precisa saber qual o orçamento disponível para o objetivo a ser alcançado, bem como qual o benefício deste investimento.

Mensurar o quanto você precisa investir é outro passo importante, afinal sem recursos financeiros você precisa buscar alternativas para gerar estes recursos e poder realizar todas as etapas do seu planejamento.

9. Concluindo

Não importa qual o tamanho do seu sonho ou se você acha que é muito difícil.

Grandes projetos para serem conquistas precisam ser reduzidas em etapas menores que, juntas, ajudarão você a atingir o resultado desejado.

Portanto, não há segredo, mãos à massa!

Bom planejamento e até nosso próximo artigo.

Um forte abraço!

Ricardo